Образец написания письма о возврате документов

Письмо напоминание о возврате документов

В таких ситуациях письма-напоминания – неотъемлемая часть письменного общения. Особенности письма-напоминания Часто в письмах-напоминаниях содержаться дополнительные сведения, которые ранее адресату не сообщались. Например, ссылка на документ, в котором содержится информация о правах и обязанностях сторон.

Обратите внимание, что даже если напоминание содержит предупреждение, это не должно выглядеть как угроза. Допустимо упоминание о возможности применения санкций, но не более того. Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит вред нашему сотрудничеству, которое когда-то было плодотворным Последнее напоминание и предупреждение о следующие юридические действия В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт.

Как написать официальное письмо

Тон послания должен быть сдержанным, исключены какие-либо развязность, панибратство.

Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка. Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:

  1. наименование организации-отправителя;
  2. адрес организации;
  3. должность и ФИО ее представителя;
  4. контактный телефон (для связи);
  5. подпись отправителя.
  6. суть послания;

К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы.

Как составить сопроводительное письмо к документам

Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».

Вместе с наименованием документа приводятся:

  1. при необходимости указывают необходимость прошивки.
  2. общее количество пересылаемых экземпляров;
  3. дата принятия документа;
  4. количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  • Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).

Письмо-запрос

При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.

Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Письмо про возврат денег, в том числе ошибочно перечисленных

Если средства были ошибочно переведены контрагенту, это может быть обнаружено спустя довольно долгий срок во время сверки данных.

После этого направляется письмо о возврате ошибочно перечисленной суммы.

  • Неправильное заполнение платежного поручения и другие обстоятельства.
  • Если возникла необходимость вернуть полученный товар, составляется похожее письмо, но в нем нужно указать просьбу о возврате ошибочно поставленного товара.Ознакомьтесь с образцом письма на возврат денег от поставщика. В нем обязательно присутствуют следующие пункты:

    1. Реквизиты организации. Однако если для составления письма используется фирменный бланк с отпечатанной информацией о компании, дублировать ее не требуется.
    2. Название (тема) документа, а также основной текст.
    3. ФИО и должность руководителя организации.

    Сопроводительное письмо к документам

    , в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5). Пример 5 Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи Свернуть Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

    Пример 6 Приложение к письму имеет собственное приложение Свернуть Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

    Пример 7 Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких Свернуть Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи.

    Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

    Как написать письмо-претензию

    Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).

    Затем ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту, а также пишется название документа с коротким обозначением его смысла (например, «о нарушении по договору поставки»).

    В данном разделе следует описательная часть.

    Сначала нужно указать причину составления претензии и если это нарушение пункта договора, соглашения или какого-либо др. документа, то надо дать на него ссылку, т.е. вписать его дату, номер и суть. Если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать сам текст претензии (когда проблем несколько, вносить их следует отдельными пунктами) и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью).

    Сопроводительное письмо к документам

    — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

    Рекомендуем прочесть:  Каско отказ в страховании

    удобно тем, что:

    • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
    • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

    Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .

    В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

    Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма. Ниже следует обращение к получателю.

    Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

    • Направляем Вам…
    • Высылаем Вам…
    • Представляем Вам…

    Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

    Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать .

    В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

    • Просим подтвердить получение…
    • Просим передать…
    • Просим информировать…
    • Просим возвратить…
    • Просим руководствоваться… и т.п.

    Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см.

    образец). Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО. Директору ООО «Стандарт» Е.С.

    Кузьмину 27.07.2013 № 23 Уважаемый Евгений Станиславович! Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий.

    Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

    Приложения: 1) договор в 2 экз.

    Как составить сопроводительное письмо к документам.
    (всего на 6 листах); 2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах). Директор Дыков С.М. Дыков Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

    Образец сопроводительного письма к документам

    Перед подписью принято от руки добавлять уверение «с уважением».

    Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма. Таковы основные требования к форме письма. Прекрасным ориентиром при составлении станет проверенный практикой образец сопроводительного письма к документам. Разумеется, его содержание будет меняться в зависимости от потребностей составителя, однако общая канва остаётся неизменной.
    Начальнику Голосеевской налоговой инспекции Хитрун И.

    В. ул. Васильевская, 3, г. Кукино — 31005 № 562 от 05.04.2015 Уважаемый Иван Васильевич! На Ваше предписание № 12/389 от 01.04.2015 по вопросу проведения встречной внеплановой невыездной проверки сообщаем следующее.