Правила нумерации личных дел сотрудников

Личное дело сотрудника

Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела. Так, в состав личного дела рекомендуем включить: 1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу: — копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; — копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; — копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; — копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе; — справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством); — справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; 2) документы, фиксирующие прием на работу: — собственноручно написанное заявление о приеме на работу; — автобиографию; — личный листок по учету кадров; — копию приказа о приеме на работу; — экземпляр трудового договора; — копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу; 3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: — справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст.

Какие документы хранятся в личном деле работника

То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать.

Форма журнала не регламентирована. Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной.

Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т.

д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок.

Документ «личное дело работника»: особенности ведения

Оно является первым (и самым важным) документом, который попадает в папку. Трудовой контракт (он же соглашение), заключаемый между организацией и работником.

К нему прилагаются все дополнительные соглашения, добавленные к договору.

Для учета кадров ведется личный листок, который также вкладывается в дело. Этот небольшой документ имеет определенную важность для правильного делопроизводства, поэтому без его расположения в папке обойтись нельзя.

Анкета или автобиография. Данный документ требуется для того, чтобы определить сильные и слабые стороны потенциального сотрудника при приеме на работу. Выполняется в виде ответа на заранее заготовленные вопросы либо самостоятельно написанной биографии.

Различные документы, подтверждающие полученное образования.

Сюда относятся все соответствующие бумаги: диплом о высшем образовании, аттестат, различные дополнительные дипломы и сертификаты.

Как правильно сформировать личное дело работника

Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт. Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает.

Затем папка подшивается и пломбируется.

На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения. Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации.

Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале.

Личное дело — правила ведения

Например, в личных делах их работников точно не будет справок о результатах проверки достоверности и полноты предоставленных работником сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.

Для названных работодателей мы рекомендуем включать в личные дела: Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу Документы или их копии, образующиеся в процессе трудовой деятельности Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность Справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований) Документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенка Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности Документов воинского учета для военнообязанных лиц Экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений Свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица Копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий и иных приказов, касающихся конкретного работника Справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования)

Документы для личного дела работника и его формирование

Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников. На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  1. кадровый резерв и др.
  2. ключевые специалисты;
  3. заместители руководителей разных уровней;
  4. руководящее звено;
  5. сотрудники, несущие материальную ответственность;

К СВЕДЕНИЮ!

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

На каждого сотрудника заводится отдельная папка.

Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке.

Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с: оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.); собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т.

Как нумеровать личных дел сотрудников организации составляет

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Внимание Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке?

Какие документы могут храниться в личных делах?

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Как регистрируются личные дела в журнале учета личных дел?

Должен ли соответствовать номер личного дела порядковому номеру? Если работник уволился и на его место принят другой сотрудник, какой будет номер личного дела — следующий или тот, который освободился? На эти вопросы, заданные на форуме сайта журнала «Зарплата», постарались ответить эксперты редакции.

Образец и нюансы оформления личного дела сотрудника

Создание дела подразумевает несколько операций:

  • Распределение документации внутри личной папки в соответствующем порядке.
  • Составление титульного листа на лицевую сторону папки.
  • Расположение проработанной информации, основываясь на применяемую номенклатуру.

Существует самостоятельная папка делопроизводства для каждого служащего, с указанием названия предприятия, ведомственного структурного подразделения.